StayAdvisor, Paola Recchi: la tecnologia semplifica l'accoglienza

Orari, servizi disponibili, informazioni sul territorio, prenotazioni, richieste operative. La reception se le sente ripetere ogni giorno, sempre le stesse. Da qui parte StayAdvisor, la piattaforma che BC Soft ha sviluppato per centralizzare comunicazioni, servizi e informazioni per gli ospiti. Paola Recchi, Digital Transformation Advisor in BC Soft, racconta da dove nasce il progetto, con una domanda: perché un ospite, una volta arrivato in struttura, deve ancora cercare informazioni tra brochure, messaggi, reception e strumenti diversi?

Quando l'esperienza di soggiorno è frammentata, ci perdono sia chi viaggia sia chi gestisce la struttura. StayAdvisor risponde mettendo comunicazioni, servizi e informazioni in un unico punto di accesso digitale. Per l'ospite l'esperienza diventa più semplice e personalizzata. Per la struttura significa più efficienza operativa e meno attività ripetitive. L'obiettivo dichiarato è netto: mettere la tecnologia al servizio dell'accoglienza, non sostituirla.

Né PMS né WhatsApp: il punto di contatto con l'ospite

StayAdvisor non nasce per sostituire i sistemi già presenti in hotel. PMS e CRM restano fondamentali per la gestione operativa e commerciale, e WhatsApp spesso è solo un canale di comunicazione. La piattaforma si mette nel punto di contatto diretto con l'ospite e crea un ecosistema digitale che raccoglie informazioni, servizi, comunicazioni e opportunità di vendita in un'unica esperienza coerente. Così la struttura tiene una relazione continua con il cliente senza moltiplicare strumenti e attività manuali.

Alla reception la piattaforma digitalizza gran parte delle interazioni ripetitive e mette a disposizione dell'ospite informazioni sempre aggiornate, facili da trovare. Lo staff può dedicare più tempo alle attività che valgono di più, come l'accoglienza personalizzata e la gestione delle esigenze specifiche degli ospiti. Poi c'è il capitolo commerciale. Con StayAdvisor le strutture possono proporre servizi aggiuntivi, esperienze, escursioni, transfer, attività sportive, wellness o ristorazione, e aprire nuove opportunità di ricavo. Allo stesso tempo valorizza gli operatori locali e favorisce collaborazioni che arricchiscono l'esperienza del visitatore e fanno crescere la destinazione turistica.

Room Lake, dall'overbooking all'ecosistema

Al TTG hanno presentato Room Lake, una soluzione pensata all'inizio per gestire gli overbooking attraverso la collaborazione tra strutture. Quando una struttura ha un overbooking o non ha più la soluzione che l'ospite ha chiesto, Room Lake trova in pochi secondi altre strutture del network in grado di garantire un'accoglienza adeguata. Un potenziale problema diventa un'opportunità: il cliente non si perde e la qualità dell'esperienza resta intatta.

Gestire l'overbooking è solo il punto di partenza. L'obiettivo è un grande ecosistema collaborativo dove hotel, DMC e tour operator possano dialogare e fare business direttamente tra loro, condividendo disponibilità e opportunità in tempo reale. Un modello più aperto e sostenibile, dove il valore resta sul territorio e nelle mani degli operatori che lo generano.

Complessità percepita, costi e integrazione

Le piccole e medie strutture che non si digitalizzano si fermano spesso davanti a tre cose: la complessità percepita, la mancanza di risorse dedicate e l'investimento iniziale. Per questo StayAdvisor è stato progettato su tre principi: rapidità di attivazione, semplicità e sostenibilità economica. La piattaforma è pronta all'uso, intuitiva, e il personale della struttura può gestirla in autonomia, senza competenze tecniche. BC Soft ha scelto di assorbire direttamente i costi di avviamento e sviluppo della soluzione, con un modello a canone mensile contenuto. Per l'azienda la digitalizzazione non deve essere un privilegio riservato alle grandi realtà, ma un'opportunità concreta e sostenibile anche per le PMI.

Sull'integrazione: se le architetture sono aperte, la piattaforma si integra facilmente con i software già presenti in struttura, scambia in automatico solo le informazioni necessarie e garantisce continuità operativa. Un tema tutt'altro che secondario in un travel tech dove molti sistemi dialogano poco tra loro.

I dati del soggiorno e il ruolo dell'intelligenza artificiale

I dati raccolti durante il soggiorno servono a capire preferenze, comportamenti e interessi degli ospiti. Fin dalle prime versioni della piattaforma c'è un modulo di sondaggi: le strutture raccolgono dati non sensibili e feedback che aiutano a leggere meglio esigenze, aspettative e interessi. Analizzando le interazioni con la piattaforma, le strutture possono individuare i servizi più richiesti, le esperienze che interessano di più e le opportunità commerciali più efficaci. Il tutto, precisa Recchi, nel pieno rispetto delle normative su privacy e protezione dei dati.

L'intelligenza artificiale è una direttrice strategica per il futuro della piattaforma, ma oggi conta più parlare di obiettivi che di singole funzionalità: queste tecnologie evolvono così in fretta che quello che oggi sembra innovativo può diventare standard nel giro di pochi mesi. La visione è usare l'AI per semplificare l'accesso alle informazioni, personalizzare l'esperienza dell'ospite e aiutare le strutture a trasformare in valore concreto i dati raccolti durante il soggiorno. E soprattutto metterla al servizio di una rete di PMI, favorendo connessioni dirette tra mondo alberghiero, extralberghiero, DMC, provider di esperienze, servizi di transfer e gli altri attori della filiera turistica. L'obiettivo è che una rete di piccole e medie imprese possa agire come un grande organizzatore, mantenendo il controllo delle relazioni commerciali e del valore generato sul territorio. L'AI sarà quindi un abilitatore di connessioni più efficaci, esperienze più personalizzate e decisioni più consapevoli, senza mai sostituire il rapporto umano, che resta il cuore dell'accoglienza.

Sui prossimi cinque anni, Recchi preferisce parlare di come l'ospitalità sta già cambiando oggi. La direzione è un'ospitalità sempre più digitale e connessa: gli ospiti si aspettano informazioni immediate, servizi accessibili in qualsiasi momento dallo smartphone e un'esperienza semplice, veloce, costruita sui loro interessi. Se non sei sullo smartphone del cliente, rischi semplicemente di non esistere. Le tecnologie che avranno più impatto saranno l'intelligenza artificiale, l'integrazione tra sistemi e le piattaforme capaci di mettere in relazione strutture ricettive, operatori locali e territori. Il vero elemento distintivo, però, non sarà quanta tecnologia adotti, ma come la usi per semplificare l'esperienza dell'ospite, creare relazioni più dirette e generare valore per l'intero ecosistema turistico.